AUN-CDR Document Repository

ระบบคลังจัดเก็บเอกสาร มคอ. ตามมาตรฐานประกันคุณภาพการศึกษา AUN-QA
เข้าสู่ระบบ

คู่มือการใช้งานระบบคลังเอกสาร มคอ.

แนวทางการใช้งานระบบสำหรับผู้ประสานงานหลักสูตรและผู้ดูแลระบบ
สารบัญด่วน (Quick Navigation Index)
1. สิทธิ์การใช้งานและการเข้าสู่ระบบ
2. แดชบอร์ดและข้อมูลหลักสูตร
3. การใช้งานคลังเอกสาร มคอ.
4. การนำเข้าและอัปโหลดเอกสาร
5. ประวัติเวอร์ชันและการดาวน์โหลด
6. รายงานสรุปและการพิมพ์
7. การจัดการภาคการศึกษา
8. คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
1. การเข้าสู่ระบบและการควบคุมสิทธิ์ตามบทบาท (Role & Security)

ระบบมีการแบ่งสิทธิ์การใช้งานออกเป็น 2 ระดับหลัก เพื่อความปลอดภัยและตรงตามภารกิจของแต่ละบุคคล:

Coordinator
สิทธิ์ผู้ประสานงานหลักสูตร
  • สามารถเข้าถึงและจัดการเฉพาะเอกสารในหลักสูตรที่ตนเองรับผิดชอบ (`PROGRAM_ID = :username`)
  • ดูแดชบอร์ดสรุปยอดสถิติเฉพาะหลักสูตรในความดูแล
  • ค้นหา อัปโหลดเอกสาร มคอ.3, 4, 5, 6 และดูประวัติเวอร์ชัน
  • เรียกดูรายงานสรุปสถานะการส่งเอกสารประจำภาคการศึกษา
Administrator
สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ
  • สามารถเข้าถึง และดูคลังเอกสาร มคอ. ของทุกหลักสูตรในมหาวิทยาลัย
  • จัดการสิทธิ์ผู้ใช้งาน บัญชีผู้ใช้ และเปลี่ยนรหัสผ่าน
  • จัดการโครงสร้างหลักสูตร และกำหนด **ภาคการศึกษาหลักปัจจุบัน (`IS_CURRENT = 1`)**
  • ตรวจสอบประวัติบันทึกการใช้งานระบบ (Audit Logs)
คำแนะนำการเข้าสู่ระบบ: ในหน้า Login คุณสามารถคลิกที่ลิงก์ "รายการชื่อผู้ใช้เข้าระบบ" เพื่อดูรายชื่อผู้ใช้งานทั้งหมด พร้อมกดปุ่ม "เลือก" เพื่อให้ระบบเติม Username และ Password อัตโนมัติสำหรับการเข้าใช้งาน
2. แดชบอร์ดสรุปภาพรวมระบบ (`dashboard.php`)

หน้าแดชบอร์ดเปรียบเสมือนศูนย์รวมข้อมูลสถิติและการสรุปสถานะเอกสารของระบบ:

เอกสารทั้งหมด
นับรวมทุกฉบับที่ Active
มคอ.3 (รายวิชา)
แผนการสอนรายวิชา
มคอ.5 (รายงานผล)
รายงานผลการดำเนินการ
มคอ.4 & มคอ.6
หมวดประสบการณ์ภาคสนาม
Curriculum Profile Banner (การ์ดรายละเอียดหลักสูตร)

สำหรับผู้ประสานงานหลักสูตร ระบบจะแสดงการ์ดสรุปข้อมูลหลักสูตรที่ดูแลอย่างครบถ้วนที่ด้านบนสุดของ Dashboard ได้แก่ คณะ/สังกัด (FAC_NAME_TH) ปี พ.ศ. ของหลักสูตร (YEAR) รหัสหลักสูตร (CURR_CODE) และ PROGRAM_ID เพื่อป้องกันความสับสนในการทำงาน

3. การใช้งานคลังเอกสาร มคอ. (`documents.php`)

การเข้าถึงและจัดการคลังเอกสาร มคอ. ถูกออกแบบให้สะดวกรวดเร็ว ผ่าน 2 รูปแบบหลัก:

เมนูแยกประเภทบน Sidebar
  • เอกสาร มคอ. ทั้งหมด: เรียกดูเอกสารทุกประเภทรวมกัน
  • มคอ.3 (รายวิชา): คลังรายละเอียดวิชาเรียน
  • มคอ.4 (ภาคสนาม): คลังรายละเอียดประสบการณ์ภาคสนาม
  • มคอ.5 (รายงานรายวิชา): รายงานผลรายวิชาตาม Section
  • มคอ.6 (รายงานภาคสนาม): รายงานผลภาคสนามตาม Section
ปุ่มทางลัดนำเข้า มคอ.5 / มคอ.6
  • ในแถบรายการเอกสาร มคอ.3 จะมีปุ่มสีเขียว "บันทึก มคอ.5" สำหรับคลิกพรีฟิลข้อมูลวิชาและเปิดฟอร์มนักบันทึก มคอ.5 ได้ทันที
  • ในแถบรายการเอกสาร มคอ.4 จะมีปุ่ม "บันทึก มคอ.6" สำหรับคลิกเพื่อบันทึกรายงานผลภาคสนามได้อย่างรวดเร็ว
Step 1เลือกหลักสูตร / สาขาวิชา
ระบบจะแสดงตารางหลักสูตรที่ผู้ใช้มีสิทธิ์ โดยจัดเรียง **ปี พ.ศ. ของหลักสูตรจากล่าสุดลงไป (`YEAR DESC`)** ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม "ดูคลังเอกสาร" ในแถบหลักสูตรที่ต้องการ
Step 2คลังเอกสาร มคอ. และตัวกรอง
ระบบจะเข้าสู่หน้ารายการคลังเอกสาร พร้อมปรับเปลี่ยนชื่อหัวข้อหน้าตามประเภท มคอ. ที่เลือกโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถกรองตามภาคการศึกษา หรือกดปุ่ม "เปลี่ยนหลักสูตร" ได้ตลอดเวลา
4. การนำเข้าและอัปโหลดเอกสาร มคอ.3, 4, 5, 6 (`document_upload.php`)

ขั้นตอนการนำเข้าไฟล์เอกสาร มคอ. ใหม่เข้าสู่ระบบคลังเอกสาร พร้อมเงื่อนไขการยึดโยงเอกสารและการระบุกลุ่มเรียน (Section):

เงื่อนไขการยึดโยงเอกสาร (Prerequisite Rules)
  • มคอ.3 & มคอ.4: เป็นเอกสารรายละเอียดรายวิชาและรายละเอียดประสบการณ์ภาคสนาม สามารถอัปโหลดนำเข้าได้เป็นอิสระ
  • มคอ.5 (รายงานผลรายวิชา): ยึดโยงกับ มคอ.3 โดยต้องมีการอัปโหลด มคอ.3 ของวิชานั้นในภาคการศึกษาเดียวกันก่อน จึงจะอนุญาตให้บันทึก มคอ.5 ได้
  • มคอ.6 (รายงานผลภาคสนาม): ยึดโยงกับ มคอ.4 โดยต้องมีการอัปโหลด มคอ.4 ของวิชานั้นในภาคการศึกษาเดียวกันก่อน จึงจะอนุญาตให้บันทึก มคอ.6 ได้
การจัดเก็บแยกตามกลุ่มเรียน (Section) & Live Search
  • ระบบเชื่อมโยงข้อมูลกับ V_COURSE_OPEN_DEPART ตามภาคเรียน (ปี 2 หลัก เช่น 1/68) และประเภทนักศึกษา (STD_TYPE = '1')
  • สำหรับการบันทึก มคอ.5 และ มคอ.6 รายการค้นหาจะแสดงหมายเลขกลุ่มเรียน (Sec 01), ชื่ออาจารย์ผู้สอน, เวลาเรียน และห้องเรียนอย่างครบถ้วน
  • เมื่อผู้ใช้คลิกเลือกกลุ่มเรียนในรายการค้นหา หรือกรอกข้อมูลในช่อง รหัสวิชา * ระบบจะทำการกรองข้อมูลกลุ่มเรียนและเติมหมายเลขกลุ่มเรียนลงในช่อง กลุ่มเรียน / Section ให้อัตโนมัติ
ขั้นตอนการอัปโหลดเอกสาร:
  1. เลือกหลักสูตร (Step 1): เลือกหลักสูตรที่ต้องการนำเข้าเอกสารจากตารางรายชื่อหลักสูตร
  2. ค้นหารายวิชา/กลุ่มเรียนด้วย Live Search Box: พิมพ์รหัสวิชา (เช่น CS3101) หรือชื่อวิชา ระบบจะดึงรายวิชาและกลุ่มเรียนที่เปิดสอนตามภาคการศึกษาที่เลือกออกมาแสดง พร้อมชื่อผู้สอนและเวลาเรียน
  3. เลือกประเภทเอกสาร และ ภาคการศึกษา: เลือกประเภทเอกสาร (มคอ.3, 4, 5, 6) หากเลือก มคอ.5 หรือ มคอ.6 ระบบจะใช้รหัสวิชาที่ระบุมากรองเฉพาะกลุ่มเรียนของวิชานั้น และจะตรวจสอบความพร้อมของ มคอ.3 / มคอ.4 แบบ Real-time
  4. แนบไฟล์เอกสาร: เลือกไฟล์ `.pdf`, `.doc`, `.docx` ขนาดไม่เกิน 25 MB กรอกหมายเหตุในช่อง Change Log และกดปุ่ม **"นำเข้าเอกสาร มคอ."**
หมายเหตุสำคัญ: หากรายวิชายังไม่มีการบันทึก มคอ.3 (หรือ มคอ.4 สำหรับวิชาภาคสนาม) ในภาคเรียนนั้น แถบแจ้งเตือนสีแดงจะปรากฏขึ้น และปุ่มส่งฟอร์มจะถูกปิดการใช้งานจนกว่าจะมีการนำเข้า มคอ.3/มคอ.4 เข้าสู่ระบบก่อน
5. การดาวน์โหลด การแก้ไข และการลบเอกสาร (Document Management)

ระบบได้รับการปรับปรุงเน้นความเรียบง่าย โดยจัดเก็บและอัปเดตไฟล์เอกสารสำหรับแต่ละรายวิชา/กลุ่มเรียนโดยตรง ไม่ซับซ้อนเรื่องเวอร์ชัน:

ดาวน์โหลดเอกสาร (Download)

กดปุ่ม ในตารางเพื่อดาวน์โหลดไฟล์เอกสาร มคอ. ของวิชานั้นๆ ได้ทันที

แก้ไข / อัปเดตไฟล์ (Edit/Replace)

กดปุ่ม เพื่อแก้ไขข้อมูลรายวิชา กลุ่มเรียน (Section) หรือเลือกไฟล์ใหม่เพื่ออัปเดตทดแทนไฟล์เดิม

ลบเอกสาร (Delete)

กดปุ่ม เพื่อลบเอกสารออกจากระบบ (พร้อมบันทึกประวัติลง Audit Log)

6. การดูรายงานสรุปและการออกรายงานทางการสำหรับการประชุม (`report_official.php`)

การติดตามและออกรายงานการจัดส่งเอกสาร มคอ. อย่างเป็นทางการ เพื่อใช้ในการประชุมระดับหลักสูตรและระดับคณะ:

  • รายงานสรุปทั่วไป (`reports.php`): ตรวจสอบสถานะการส่ง มคอ.3, 4, 5, 6 รายวิชาตามหลักสูตรและภาคการศึกษา
  • รายงานทางการสำหรับการประชุม (`report_official.php`):
    • ออกรายงานสรุปรูปแบบบันทึกข้อความทางการ พร้อมตราสัญลักษณ์หน่วยงาน
    • แสดงสรุปสาระสำคัญเชิงบริหาร (Executive Summary): อัตราความสำเร็จภาพรวม, จำนวนวิชาที่ส่งครบถ้วน, และจำนวนวิชาที่ยังจัดส่งไม่ครบ
    • รองรับการเลือกระดับรายงาน: การประชุมคณะกรรมการประจำหลักสูตร หรือ การประชุมคณะกรรมการบริหารคณะ / AUN-QA Committee
    • จัดรูปแบบสวยงามตามมาตรฐานกระดาษ A4 พร้อมช่องลงนามรับรองรายงานสำหรับประธานหลักสูตรและคณบดี/รองคณบดี
    • สามารถกดปุ่ม "พิมพ์รายงานทางการ (Print / PDF)" เพื่อพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ หรือบันทึกเป็นไฟล์ PDF ได้ทันที
7. การจัดการภาคการศึกษาสำหรับ Administrator (`master_terms.php`)

การบริหารจัดการปีการศึกษาและภาคเรียนของระบบ (เฉพาะ Administrator):

  • ระบบ Dynamic Terms Generator (+- 5 เทอม): ระบบจะคำนวณและแสดงรายการภาคเรียนย้อนหลัง 5 เทอม และล่วงหน้า 5 เทอม (รวม 11 เทอม) ให้อัตโนมัติ
  • การตั้งค่าภาคเรียนหลักปัจจุบัน (`IS_CURRENT = 1`): Administrator สามารถกดปุ่ม "ตั้งเป็นหลัก" สำหรับภาคเรียนใดก็ได้ในตาราง
  • ผลกระทบต่อทั้งระบบ: เมื่อเปลี่ยนภาคเรียนหลัก ทั้งระบบ (`dashboard.php`, `documents.php`, `document_upload.php`, `reports.php`) จะอัปเดตสลับมาใช้อ้างอิงภาคเรียนปัจจุบันและช่วง dynamic terms ตามการตั้งค่าใหม่โดยอัตโนมัติ
8. คำถามที่พบบ่อยและข้อแนะนำ (FAQ)

A: ให้ไปที่หน้าคลังเอกสาร (`documents.php`) หรือหน้าอัปโหลด (`document_upload.php`) แล้วค้นหาวิชาเดิมที่ต้องการปรับปรุง จากนั้นกดปุ่ม "อัปโหลดเวอร์ชันใหม่" (ปุ่มลูกศรขึ้น ) แนบไฟล์ใหม่และระบุ Change Log ระบบจะเพิ่มเป็นเวอร์ชันถัดไป (เช่น v2) โดยยังคงรักษาไฟล์เวอร์ชันเดิมเอาไว้ในระบบประวัติ

A: ระบบดึงข้อมูลวิชาที่เปิดสอนจาก V_COURSE_OPEN_DEPART ตามภาคการศึกษา (ปี 2 หลัก เช่น 1/68) หากพิมพ์ค้นหาแล้วไม่พบวิชา คุณยังคงสามารถพิมพ์กรอก รหัสวิชา และ ชื่อวิชาภาษาไทย ลงในฟอร์มโดยตรงได้ทันที ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลเข้าสู่ฐานข้อมูลให้โดยอัตโนมัติเมื่อกดส่งฟอร์ม

A: เนื่องจากระบบกำหนดเงื่อนไขการยึดโยงเอกสารตามมาตรฐานประกันคุณภาพการศึกษา:
  • การบันทึก มคอ.5 จะต้องบันทึก มคอ.3 ของรายวิชานั้นในภาคเรียนเดียวกันก่อนเสมอ
  • การบันทึก มคอ.6 จะต้องบันทึก มคอ.4 ของรายวิชานั้นในภาคเรียนเดียวกันก่อนเสมอ
  • การบันทึก มคอ.5 และ มคอ.6 จะต้องกรอก กลุ่มเรียน (Section) ให้เรียบร้อย